Conservation des documents professionnels : durée, sanction, méthode de sauvegarde

novembre 13, 2024
6 minutes

Saviez-vous que dans le cadre de votre activité professionnelle vous aviez l’obligation légales de conserver certaines données pendant une durée minimum ?

On vous dit tous dans cet article.

Conservation légale de vos données numériques

Sur le plan légal, la conservation de certaines de vos données est une obligation. La durée de conservation varie de 1, 5, 6, 10 et jusqu’à 30 ans en fonction de la nature du document concerné.

Par exemple, un document commercial relatif à un contrat conclu par voie numérique doit être conservé minimum 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation. En revanche, des documents immobiliers relatifs à l’acquisition ou la cession d’un bien immobilier doivent être conservés 30 ans légalement.

Pour retrouver l’ensemble des documents professionnels et leurs délais de conservation légales, rendez-vous sur ce site.

Quelles sont les sanctions en cas de manquement ?

Si vous décidez de ne pas respecter ces obligations, vous encourez de lourdes sanctions :

Par exemple, dans le cadre des documents fiscaux, le non-respect des durées de conservation peut entraîner des amendes allant jusqu’à 10 000€. De plus, lorsqu’un document est dans sa durée de conservation légale, l’administration française est dans son droit de vous demander une preuve de sa conservation en bonne et due forme.

Vous l’aurez compris, la conservation de vos documents est une mesure indispensable qu’il ne faut pas prendre à la légère. Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour la conservation sécurisée de vos documents professionnels.

Comment conserver vos documents professionnels ?

Pour conserver vos données, vous pouvez choisir de garder les documents sous format papier ou sur des supports physiques comme une clé USB ou un disque dur. Cependant, cette méthode de conservation comporte des risques élevés : fiabilité limitée des supports, risques de vol, de catastrophe naturelle (comme un incendie) ou encore d’erreur humaine. En cas de sinistre, vous pourriez perdre vos données de façon irrémédiable, vous mettant en difficulté par rapport aux exigences légales françaises.

Il est également possible d’opter pour des espaces de stockage en ligne, communément appelés « drive » (comme OneDrive ou Google Drive), qui offrent une accessibilité continue à vos fichiers. Toutefois, ces services garantissent la disponibilité de la plateforme, mais pas nécessairement l’intégrité de vos données en cas de cyberattaque. Cela peut compromettre leur sécurité ainsi que leur récupération complète.

Pour sécuriser efficacement le stockage de vos documents, il est recommandé de mettre en place une stratégie de sauvegarde. En vous tournant vers un service professionnel de sauvegarde, vous garantirez une meilleure sécurité à vos données critiques, tout en ayant un contrôle global sur leur gestion.

En adoptant une stratégie de sauvegarde, vous vous conformez aux normes légales tout en renforçant la résilience de votre activité. En cas de problème, vous pourrez restaurer l’ensemble de vos données et ainsi assurer la continuité de vos opérations.

La sauvegarde Arx One Backup

Chez Arx One, nous proposons deux offres de sauvegarde :

La sauvegarde externalisée: une solution clé en main qui sauvegarde vos données automatiquement sur un cloud souverain. Vous disposez également d’un stockage organisé en géo-redondance entre Nantes et Lyon avec un chiffrement des données et un accès unique sécurisé.
La sauvegarde centralisée ou On-Premise: une solution avec un stockage de vos données sur site, disposant des mêmes fonctionnalités de la sauvegarde externalisée. Dans ce cas, la responsabilité de l’hébergement vous revient.

Point technique sur la durée de rétention

Dans le cadre de la conservation légale des documents professionnels, un élément technique indispensable est à prendre en compte dans la stratégie de vos sauvegardes : la durée de rétention. Il s’agit de la plage de temps durant laquelle vos données sauvegardées sont restaurables.

La durée de rétention doit répondre au besoin de conservation des documents. Ainsi, pour être le plus sécurisé possible, l’idéal est d’aligner la durée de conservation de vos documents professionnels sur votre durée de rétention. Si vous souhaitez en savoir un peu plus sur les durées de rétention, nous en avons dédié un article précédent sur le site web.

Ce qu’il faut retenir :

La sécurité de vos conservations de documents professionnels est indispensable. Pour ce faire, vous avez tout intérêts à mettre en place une solution de sauvegarde. Nos offres permettent à de nombreuses entreprises aux secteurs d’activités divers et variés de sécuriser le stockage de leur document professionnel afin de continuer de répondre aux obligations légales françaises.